DocuSwing

Handvat voor het ontwikkelen van een visie voor document beheer

Zowel bij de implementatie als bij de reorganisatie van documentbeheer dient een aantal aspecten belicht te worden, waarmee vervolgens niet alleen de huidige functionele eisen gedefinieerd worden, maar ook een visie voor de toekomst uitgestippeld kan worden. Door te voren duidelijk vast te leggen welke eisen er aan het systeem gesteld worden, kan achteraf niet alleen het resultaat gecontroleerd worden, maar je voorkomt hiermee ook dat het systeem er na korte tijd uit gaat zien als een lapjesdeken. Wat begint met een mooi en efficiënt systeem kan snel uitgroeien naar een bij elkaar geraapt en onoverzichtelijk gedrocht. De methode die wij hiervoor gebruiken is de DocuSwing-methode.

Met de DocuSwing methode worden op gestructureerde wijze alle facetten behandeld die te maken hebben met documentenstromen en Document- en Content management. Dit helpt om snel en effectief een verandering te kunnen doorvoeren en de organisatie daarmee een positieve “swing” te geven.  Deze facetten gelden net zo goed voor kleine als voor grote organisaties en ook op afdelingsniveau bieden ze een overzichtelijk handvat.  

Het gaat daarbij om de volgende negen facetten:

  • Digitalise
  • Organise
  • Certify
  • Unify
  • Share
  • Workflow
  • Integrate
  • Navigate
  • Generate

Door elk aspect te evalueren op basis van de situatie van de klant kunnen de essentiële punten op gestructureerde en overzichtelijke manier in kaart gebracht worden. Er dient daarbij ingegaan te worden op dat wat al naar wens verloopt, op de punten waar verbetering gewenst is, hoe dat bereikt kan worden en met welke middelen.

Aan deze facetten dient nog een tijdsdimensie toegevoegd te worden, waarin de levenscyclus van de documenten beschreven wordt. Je zou het de “DocuCycle” kunnen noemen. Eenduidige bewaartermijnen die voor elk document of dossier vastgelegd zijn houden de structuur ook op langere termijn overzichtelijk.

Onze ervaring is dat de combinatie van de ervaring van een consultant, gekoppeld aan de DocuSwing methode een gestructureerd handvat vormt voor het opstellen van een visie voor het invoeren of reorganiseren van het document beheer.